Informatie Volgsysteem IVO

dinsdag 1 november 2011
Het is van groot belang dat ouders/verzorgers weten hoe het met hun kind(eren) gaat, als zij buiten spelen. Thuis Op Straat heeft met zijn activiteiten op pleinen en straten, veel zicht op het gedrag van de kinderen in de buitenruimte. Thuis Op Straat wil graag de zorg voor de kinderen met de ouders/verzorgers delen. Daarom gaat Thuis op Straat met de ouders een samenwerkingsverband aan en vraagt hen toestemming om hun kinderen te mogen volgen. Het informatievolgsysteem is ontwikkeld om kinderen te kunnen volgen bij de aangeboden activiteiten.

Hoe werkt het in de praktijk

Allereerst vraagt Thuis Op Straat ouders samen met hun kind(eren) een inschrijfformulier in te vullen in aanwezigheid van de TOS-medewerker. Na ondertekening worden de gegevens ingevoerd in het systeem zodat er een pasje aangemaakt kan worden. Op het pasje staat alleen de naam van het kind. De pasjes worden veilig bewaard door de organisatie. Als het kind deelneemt aan een activiteit, wordt zijn/haar pasje achteraf gescand en registreert Thuis Op Straat dat hij/zij met de activiteit heeft meegedaan.

Waarborgen privacy

Zodra blijkt dat er enige zorg is over een kind dan wordt dit in het systeem bijgehouden. De TOS-medewerkers kunnen alleen hun eigen gegevens invullen, terugzien en tijdelijk aanpassen, maar niet beheren zoals verwijderen en na verloop van tijd aanpassen. Dit betekent dat er maar één persoon de eindverantwoording draagt (TOS-baas/ directeur), die alle informatie kan inzien. Deze persoon neemt contact op met de ouders/ verzorgers als dit noodzakelijk is. Hierdoor wordt de privacy gewaarborgd voor de betrokkenen.

TOS-topper

Het is mogelijk om kinderen die een goed voorbeeld zijn hun eigen pasje te geven en er zelf zorg voor te laten dragen. Zij kunnen dan de TOS-toppers van het plein worden en zo ook een assistent van de TOS-medewerker.

Informatiebalk

In het volgsysteem is ook een informatiebalk aanwezig. Op deze balk is te zien wanneer een kind jarig is, zodat de medewerkers van Thuis Op Straat hier aandacht aan kunnen besteden. Ook geeft de informatiebalk weer als een kind dat gevolgd wordt een paar dagen niet bij de activiteit aanwezig is geweest. Met dit signaal kan Thuis Op Straat contact opnemen met de ouders en zo betrokkenheid tonen.

Een voordeel van het systeem is dat, mocht er aanleiding zijn om met ouders in contact te treden, de gegevens makkelijk opvraagbaar zijn.

Ervaringen uit de praktijk

Ervaringen van TOS Schiedam na anderhalf jaar werken met het systeem:

  • Grote toename van ouderbetrokkenheid
  • Zorgkinderen in beeld
  • Vertrouwensrelatie verbeterd met ouders
  • Serieuze gesprekspartner voor andere professionals
  • Tevredenheid bij de opdrachtgever voor aandragen informatie
  • Bewustwording van functie bij uitvoerders versterkt
  • Afstemming activiteiten verbeterd
  • Medewerkers leren de kinderen sneller bij naam kennen
  • Meer controle op functioneren van pleinen

Nieuws